¿Estás preparado para el teletrabajo, a trabajar desde casa?

Si hace unos años el teletrabajo parecía un sueño, en los tiempos que corren, se ha convertido en una solución para el mantenimiento de la actividad de muchas empresas. Pero, ¿Estamos preparados para trabajar desde casa? ¿Contamos con los recursos necesarios?

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El teletrabajo o lo que es lo mismo, trabajar desde casa, es una realidad cada día más presente. Si hace unos años el teletrabajo parecía un sueño, en los tiempos que corren, se ha convertido en una solución para el mantenimiento de la actividad de muchas empresas.

Pero como ocurre con el trabajo tradicional, trabajar desde casa tiene sus inconvenientes. Solo hay que hacer una encuesta entre los muchos que estos días han tenido que trasladar la oficina a casa para ver que no todo son ventajas. En mi caso, las condiciones son precarias por lo que resulta menos eficiente la medida.

Porque el teletrabajo requiere de una preparación previa. Hay que montar una oficina en casa, saber que recursos necesitas para llevar a cabo las tareas básicas de cualquier negocio o cómo puede afectar a la salud y al estilo de vida, La falta de preparación de cualquiera de estos aspectos puede llevar al fracaso la empresa.

El teletrabajo ya no está reservado únicamente a los profesionales autónomos, cada vez son más las empresas que envían a sus trabajadores a casa. El trabajo remoto también se ha ampliado a los trabajadores dependientes, en jornadas completas o a tiempo parcial.

Montar una oficina en casa para el teletrabajo

Poder delimitar la vida personal, familiar y el trabajo, resulta complicado cuando se trabaja desde casa. Por lo que uno de los requisitos básicos, a mi juicio, es establecer un lugar exclusivo de trabajo. Contar en la casa con una habitación en la que habilitar el despacho, seria genial, pero si el espacio es reducido, conviene hacerse un hueco y crear un área donde poder trabajar.

Los requisitos de la oficina en casa

Las necesidades materiales para el teletrabajo las va a marcar la propia actividad profesional. En mi caso, he echado de menos algunos elementos o he tenido que hacer algo de bricolaje para adaptarlos.

Mobiliario

Resulta imprescindible contar con una mesa y silla de trabajo, que favorezca que el cuerpo se sienta cómodo. De este modo se reducirá la tensión del trabajo y estar en un entorno poco funcional y ergonómico.

Ordenador, teléfono e impresora

El ordenador, el teléfono o la impresora forman parte del equipamiento básico. Si eres un trabajador por cuenta ajena, seguramente será la empresa quien te provea de estos útiles, pero si eres autónomo, hay que valorar otros aspectos.

El ordenador, mejor portátil que sobremesa. En cuanto al teléfono, aunque dispongas de móvil, piensa en tener también una línea fija; aporta la garantía de que no se va a cortar la comunicación cuando más lo necesitas y presta mejor calidad de sonido. Por último no te olvides de la impresora, aunque seas de los que solo imprime lo imprescindible.

Almacenamiento y material de escritorio

Contar con espacio libre para mantener un poco de orden ayuda a concentrarse. En ocasiones es necesario tener papel y bolígrafo para apuntar una idea, un recado o para incluir estos elementos en tu lista de material.

Entorno confortable

Algunos elementos son fundamentales para que el entorno de trabajo sea seguro y confortable. Es fundamental disponer de una iluminación adecuada para evitar la fatiga visual o el dolor de cabeza. Lo mismo ocurre con la temperatura, demasiado frío o calor condicionan el estado de bienestar óptimo para el trabajo.

Además se pueden añadir otros elementos que hagan que todo resulte más confortable. Para muchos y me encuentro entre ellos, trabajar con música resulta reconfortante y ayuda a abstraerse de otras distracciones.

Toma de corriente eléctrica

Si hay algo que resulta imprescindible es tener una toma de corriente a mano. Supongo que habías caído en la cuenta que todas los útiles de trabajo necesitan un punto de luz donde conectarlos para que funcionen.

A estos requisitos básicos habrá que añadir aquellos otros que requiera la actividad pero procurando dejar de lado todo lo innecesario, que pueda ser motivo para la distracción.

Otros recursos necesarios para el teletrabajo

Trabajar desde casa exige ocuparse de otras tareas, sobre todo los trabajadores autónomos. Además de realizar la actividad principal necesitan ocuparse de la facturación, la contabilidad o del simple mantenimiento informático. Sin embargo hay determinados recursos necesarios para el teletrabajo ya sea asalariado o autónomo.

Comunicaciones

Uno de los inconvenientes del teletrabajo reside en la ausencia de la comunicación presencial con clientes, proveedores o compañeros de trabajo. Por tanto resulta fundamental establecer los canales de comunicación necesarios. El correo electrónico y el teléfono, aunque necesarios, pueden resultar insuficientes.

Mensajería y chat

Existen herramientas que permiten chatear en vivo con otros usuarios, pudiendo hacerlo en grupo o individualmente. Cuentan con ventajas importantes, se pueden instalar en el ordenador y en el móvil, por lo que siempre vas a estar conectado con tus contactos. Además permiten canalizar todas las comunicaciones en un solo lugar y recibir notificaciones cada vez que se reciba un mensaje de alguno de ellos.

Personalmente la herramienta de colaboración que más me gusta es Slack, sobre todo porque cuenta un gran número de integraciones con otras aplicaciones como Office 365 o Google Driver. Tiene una versión gratuita de hasta 10 instalaciones y servicios limitados, por lo que su uso también está limitado a un pequeño grupo de usuarios.

Sin embargo tienes otras herramientas a tu disposición, como Contactos de Google y Microsoft Teams, que se integran perfectamente con los almacenes virtuales y aplicaciones ofimáticas de cada fabricante.

WhatsApp es otra alternativa, poco operativa en la comunicación colaborativa, pero por la cantidad de usuarios que la utilizan, resulta útil para conectar con el cliente.

Gestión de proyectos

El teletrabajo también es trabajar en equipo. Para llevar a buen puerto cualquier proyecto, es necesario que todo el equipo disponga de la misma información de modo que puedan realizar el mejor trabajo lo más rápidamente posible. Para ello, que mejor que integrar en un único sitio la relación con el cliente y la gestión laboral del proyecto.

Algunas de las herramientas de mensajería ya cuentan con gestores de proyectos, pero si quieres algo más específico que se integre con otras soluciones, Asana Trello, son una alternativa. Esta última es la que utilizo, por su sencillez, para gestionar mis proyectos de publicaciones en el blog.

Videollamada, para verse las caras.

Las nuevas tecnologías en la comunicación están provocando un cambio en nuestros hábitos. Estamos sustituyendo para hablar con nuestros hijos, padres o amigos, la llamada telefónica, por la videoconferencia. Podemos conversar con ellos mientras nos vemos mutuamente.

¿Porque no llevarlo al ámbito laboral? Así podrás ver la reacción del cliente a tu propuesta o mantener una reunión con tu equipo desde la distancia. Algunas de las herramientas que hemos visto ya incluyen la posibilidad de la videollamada, pero sino, seguro que en tu ordenador o móvil tienes instalado Skype, una de las herramientas de mensajería y vídeo más utilizadas del mercado.

Parece que tenemos configurada nuestra oficina en casa, ¿Ya podemos comenzar con el teletrabajo?

Sí, pero antes de ponerte manos a la obra, existen otros dos aspectos que convendría valorar y en su caso hacer lo necesario para su consecución.

Control de los gastos de la actividad

En mi opinión conviene tener un registro de los gastos que supone trabajar desde casa. Si eres empleado, tendrás que justificarlos ante la empresa tanto si los paga directamente como si son objeto de reembolso.

Sin embargo si eres un profesional autónomo, Hacienda espera tu declaración de impuestos con la justificación de los gastos deducibles. Una sencilla hoja de Excel puede servir para llevar este control, y si necesitas más, en el mercado hay infinidad de aplicaciones para llevar tu contabilidad.

Necesito contratar un seguro o vale con adaptar el que tengo

En un blog que trata sobre el seguro, no podía faltar una referencia a un requisito que para determinadas actividades profesionales puede ser obligatorio.

Al margen de los seguros personales de salud, accidentes o vida que puedas suscribir, el teletrabajo incurre en determinados riesgos con los que poner en juego el patrimonio. Fundamentalmente afecta a los profesionales autónomos, pero los asalariados tampoco quedan exentos.

Responsabilidad civil

Dependiendo de la actividad que realices como trabajador autónomo es posible que necesites contratar un seguro de responsabilidad civil. Se trata de cubrir los daños que puedas causar a un tercero, en el desarrollo del trabajo o concurrente con él.

Seguro de hogar

Cuando se trabaja desde casa, conviene informar al asegurador de la vivienda de esta circunstancia. Sobre todo si el mobiliario o los equipos informáticos y de comunicación son propiedad de la empresa. Muchas aseguradoras excluyen los daños que puedan sufrir los bienes en depósito propiedad de terceros.

Ciberseguridad

Los datos valen dinero, por eso cada vez se producen más ataques cibernéticos en el mundo. El teletrabajo, también tiene sus riesgos, mayores aún si eres un autónomo, Estás obligado a proteger los datos de tus clientes, proveedores… y tienes el deber de informarles sobre cualquier perdida que puedas sufrir, por lo que conviene tener cubiertas estas contigencias.

Un cambio en el estilo de vida que puede afectar a la salud

Trabajar desde casa no es tarea fácil. Al menos esa es la sensación que he sacado durante este corto espacio de tiempo. Hace falta mucha disciplina, responsabilidad y motivación para no perder el enfoque.

Saber gestionar el tiempo

Uno de los primeros factores que hay que superar es la sensación de que estas solo. En muchos casos, esta sensación está motivada por la falta de ruido, por un exceso de tranquilidad.

Cuando trabajas desde casa, tienes la posibilidad de hacerlo en cualquier momento. Y esta posibilidad puede llevarte a sentir que tienes el deber de trabajar. Nada más lejos de la realidad. Por una parte porque es necesario el descanso para evitar el agotamiento y por otra para no incurrir en la desmotivación que provoca sentir que te pagan insuficientemente por las horas que echas trabajando.

Por tanto conviene establecer un horario de trabajo, establecer el tiempo en el que se va a estar disponible. Si eres asalariado y tienes flexibilidad, conviene pactar con el empresario los días y horas que se va a trabajar. Si eres autónomo, la cosa es más complicada aun así conviene establecer un horario de disponibilidad para clientes o proveedores y que no necesariamente tiene que coincidir con las horas de trabajo. Eso sí, conviene establecer periodos de tiempo libre, aunque seas de los que trabaja los siete días de la semana.

Para hacer teletrabajo es necesario saber gestionar el tiempo, aprender a cerrar la oficina en casa como si de una oficina real se tratase. Y este solo es un primer paso.

Hacer una vida saludable

Durante este periodo de confinamiento y teletrabajo, he cogido un par de kilos de peso (me sobran unos pocos) y todo a pesar de los 50 o 60 minutos diarios de bicicleta estática que hago, Tampoco es que antes tuviese una actividad física superior, pero si algo más que ahora.

Además de saber gestionar el tiempo, también hay que aprender a concentrarse, establecer una serie de rutinas e intentar llevar una vida saludable.

Al tintineo de las notificaciones del móvil o del correo electrónico hay que sumarle otros agentes externos a los que estás expuesto cuando trabajas desde casa. Silenciar alguno de estos elementos puede ayudarte a mantener la concentración.

A mí, por ejemplo, me gusta hacer una pausa en el trabajo para tomar un café. Se trata de una rutina con la que mejoro mi concentración en la tarea que estoy realizando. Quizá necesites leer las últimas noticias en la prensa, salir a correr, a pasear o hacer un poco de yoga antes del trabajo. De ti depende hacer aquello que te aporte más satisfacción.

Controlar la alimentación resulta fundamental sobre todo cuando la distancia a la cocina es pequeña. Saber que alimentos aportan la energía necesaria o cuando comer para estar en plenas condiciones y tener la mente despejada, es un aprendizaje que hay que hacer cuanto antes.

Pensamientos finales

Trabajar desde casa puede resultar muy abrumador, sobre todo si no estás acostumbrado. Adaptarse al teletrabajo puede llevar algo de tiempo, que se puede reducir planificando previamente los requisitos básicos para hacerlo con solvencia.

A la necesidad de adaptar el lugar de trabajo y contar con todos los equipos y herramientas necesarios, conviene añadir una buena dosis de preparación personal. Desarrollar nuestros propios hábitos hará que posiblemente seamos más felices, estemos más sanos e incluso más creativos y productivos.

¿Qué valores crees que son importantes para trabajar desde casa?

 

 

Imagen de Christopher Gower en Unsplash

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