Cómo usar una matriz de gestión del tiempo para priorizar las tareas.

¿Alguna vez has sentido el agobio de tener muchas cosas que hacer y no saber por dónde empezar? ¿Haces todo deprisa y corriendo con la sensación de no llegar a ningún sitio? Existe la necesidad de ser cada día más eficiente. Y si no tienes un método para gestionar el tiempo puedes caer en la trampa…
24/12/2020
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¿Alguna vez has sentido el agobio de tener muchas cosas que hacer y no saber por dónde empezar? ¿Haces todo deprisa y corriendo con la sensación de no llegar a ningún sitio? Estos sentimientos no son exclusivos del trabajo, sobre todo, si está basado en la coordinación de equipos o en el desarrollo de grandes proyectos. También ocurre con las tareas del hogar. En definitiva, existe la necesidad de ser cada día más eficiente. Y si no tienes un método para gestionar el tiempo puedes caer en la trampa de pensar que todo es urgente e importante. Para esta gestión puedes echar mano de herramientas de productividad, en mi caso, utilizo una muy simple: la matriz de Eisenhower.

Hay otros métodos para administrar el tiempo, pero por su sencillez y facilidad de uso, la matriz de Eisenhower es ideal. Te apetece saber más sobre una solución para priorizar tareas y tomar decisiones.

¡Empecemos!

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Dwight Eisenhower, fue el 34 presidente de los EEUU, cargo al que llego tras participar en la Segunda Guerra mundial como comandante supremo de las fuerzas aliadas. Durante gran parte de su carrera tuvo que adoptar difíciles decisiones y delegar tareas por falta de tiempo para realizarlas.

Eisenhower, pensaba que tenemos que dedicar más atención y tiempo a las actividades cotidianas según su importancia y urgencia. Tendemos a centrarnos en aquellas tareas que son urgentes e importantes a la vez, reaccionando de forma inmediata, mientras que nos olvidamos de las cosas importantes y no urgentes, que son la base una actuación orientada a la consecución de objetivos a largo plazo. Somos más de pan para hoy y hambre para mañana.

La matriz de Eisenhower es una forma sencilla y efectiva para priorizar aquellas tareas importantes sobre otras urgentes o inesperadas que podrían relegarlas a un segundo plano.

¿Cómo se gestiona el tiempo con la matriz de Eisenhower?

La matriz de gestión del tiempo de Eisenhower es una herramienta sencilla para administrar eficientemente el tiempo, organizando las tareas según el grado de importancia y/o urgencia tangan.

Fundamentalmente se trata de clasificar cada actividad según su importancia o urgencia. Para ello se utilizan cuatro cuadrantes, cada uno con una acción a realizar según su prioridad y cuyos ejes se corresponden con estos valores. Esto permite visualizar rápidamente la prioridad de cada tarea, realizándola o aplazándola para otro día.

matriz de Eisenhower

Como ves en la imagen, la matriz de Eisenhower utiliza una estructura simple. Te ayuda, por una parte, a establecer la prioridad de cada tarea, y por otra, contribuye a enfocar tus metas a largo plazo, suprimiendo los trabajos superficiales o improductivos.

“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente «

Dwight Eisenhower

Primer cuadrante

En el se incluyen las tareas urgentes e importantes. Se trata de aquellos trabajos o los que se debe prestar toda la atención, porque no hacerlos o aplazarlos pueden ocasionar perjuicios. Son actividades que requieren una acción: hacer ahora.

Segundo cuadrante

Corresponde con las actividades que son importantes y que no revisten urgencia. Fundamentalmente se trata de aquellas tareas con un objetivo a largo plazo, no tienen fecha de vencimiento y contribuyen al desarrollo personal y profesional. La acción requerida es decidir cuándo hacerlas y agendar su ejecución.

Tercer cuadrante

Este tercer cuadrante recoge aquellos trabajos que se deben realizar en un momento determinado, pero en los que no es importante tu participación. En definitiva, son actividades que requieren preguntarse ¿Quién puede hacerlo por ti? Y delegar su realización.

Cuarto cuadrante

Es el cuadrante en el que agrupar las tareas que no son urgentes y tampoco son importantes, por lo que se pueden eliminarse sin problemas.

La idea que subyace es que algo es importante cuando ayuda a conseguir las metas fijadas a medio o largo plazo. Son tareas que necesitan una vigilancia activa para que no lleguen a ser urgentes. Y algo es urgente cuando requiere de una actuación inmediata.

Conclusión

A lo largo del post hemos visto cómo se puede organizar el tiempo de una forma efectiva. Para hacerlo existen herramientas más o menos complejas que nos pueden ayudar. Sin embargo, en esta ocasión te he traido la matriz de Eisenhower, porque es la que yo utilizo.

Atendiendo a su estructura, pasar tiempo en las tareas del segundo cuadrante reduce tener que hacerlo en el primero y la preocupación disminuye según aumenta el número de los dos restantes.

Por último, revisando mi matriz de Eisenhower he visto que tengo anotado en el primer cuadrante, despedir esta mierda de año y dar la bienvenida, con esperanza, al siguiente. Asi que vamos a hacerlo.

Lector, mis mejores deseos para ti y espero que sigas presente al otro lado de la pantalla el próximo año.

Por cierto, en tu matriz de gestión del tiempo, en la primera cuadricula, debes anotarte contestar a la siguiente pregunta en los comentarios.

¿Cómo gestionas tus tareas, las has automatizado con algún procedimiento o herramienta?

Imagen de peoplecreations – www.freepik.com

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Escrito por Carlos Destrada

Autor y fundador de este sitio. Bloguero, consultor y autodidacta de vocación, aún me entusiasmo con el mundo de la informática y la web 2.0. Publico contenidos relacionados con el seguro, sector profesional en el que he pasado más de una vida. Por lo demás, ejerzo de ciudadano del mundo.
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